Ai primit o ofertă de muncă în străinătate, pregătești un dosar pentru rezidență, cetățenie sau viză ori o instituție din altă țară ți-a cerut cazierul judiciar?

De multe ori, problema nu este obținerea documentului, ci ce trebuie făcut cu el după aceea.

Trebuie doar tradus? Este necesară o traducere autorizată a cazierului? Trebuie legalizată la notar? Sau cazierul trebuie apostilat înainte de traducere?

Răspunsul depinde în primul rând de țara în care va fi folosit documentul și de instituția care îl solicită.

În acest ghid explicăm diferențele și ordinea corectă a pașilor pentru un cazier judiciar pentru străinătate, astfel încât să nu plătești pentru proceduri de care nu ai nevoie.

Pe scurt: ce trebuie să verifici înainte de traducerea cazierului

Înainte să trimiți documentul la traducere, află trei lucruri:

În ce țară va fi prezentat cazierul?
Cine îl solicită — o autoritate publică, un angajator, o universitate sau o altă organizație?
Instituția cere traducere autorizată, traducere legalizată, apostilă sau doar o traducere certificată?

Nu există o regulă universală conform căreia orice cazier judiciar pentru străinătate trebuie automat tradus, legalizat și apostilat.

Uneori este suficientă traducerea autorizată a cazierului. În alte situații se solicită legalizarea semnăturii traducătorului. Pentru anumite țări din afara Uniunii Europene poate fi necesară și apostila sau o altă procedură de autentificare.

În interiorul Uniunii Europene există însă o simplificare importantă pe care mulți solicitanți nu o cunosc.

Când ai nevoie de traducerea cazierului judiciar?

Cazierul judiciar poate fi solicitat în numeroase situații administrative sau profesionale, printre care:

angajarea în străinătate;
obținerea unor autorizații profesionale;
dosare de imigrare sau rezidență;
solicitarea cetățeniei;
proceduri de adopție;
activități profesionale care implică lucrul cu copii sau persoane vulnerabile;
anumite proceduri universitare;
obținerea unor vize;
înregistrarea în anumite organisme profesionale;
proceduri administrative desfășurate în alt stat.

Dacă documentul este emis în limba română, iar instituția străină nu acceptă documente în română, poate fi necesară traducerea acestuia.

Cele mai solicitate combinații sunt, în practică, traducerea cazierului din română în engleză, germană, franceză, italiană sau spaniolă.

Traducere autorizată, traducere legalizată și apostilă cazier judiciar: care este diferența?

Cele trei proceduri sunt frecvent confundate, deși au roluri diferite.

1. Traducerea autorizată a cazierului

Traducerea autorizată a cazierului este realizată și certificată de un traducător autorizat.

În România, Ministerul Justiției este instituția competentă pentru autorizarea și evidența interpreților și traducătorilor autorizați.

Traducătorul redă în limba solicitată informațiile din document și certifică traducerea conform procedurilor aplicabile.

Pentru numeroase instituții, aceasta poate fi suficientă.

De aceea, dacă ai primit instrucțiunea „certified translation" sau „authorized translation", nu presupune automat că ai nevoie și de notar sau apostilă. Cere instituției să precizeze exact forma documentului acceptat.

2. Traducerea legalizată la notar

În limbajul folosit de clienți, expresia „traducere legalizată" se referă de regulă la traducerea pentru care notarul public legalizează semnătura traducătorului.

Notarul nu face o nouă traducere și nu confirmă conținutul cazierului.

Legea notarilor prevede că traducătorul care a realizat traducerea semnează formula de certificare, iar notarul poate legaliza semnătura traducătorului.

Această procedură poate fi cerută atunci când instituția destinatară solicită în mod expres o traducere legalizată/notarială.

Un detaliu important: pentru legalizarea semnăturii traducătorului există cerințe privind documentul prezentat notarului; o simplă copie poate să nu fie suficientă pentru această procedură.

Din acest motiv, dacă știi că ai nevoie de traducere legalizată, spune acest lucru de la început biroului de traduceri.

3. Apostila cazier judiciar

Apostila nu este o traducere.

Rolul ei este de a certifica originea unui document oficial pentru folosirea într-un alt stat parte la Convenția de la Haga.

Pentru documentele administrative românești care intră în procedura apostilei, aceasta este eliberată prin instituțiile prefectului.

Certificatele de cazier judiciar se află printre documentele care pot fi apostilate, iar pentru acestea există o regulă favorabilă: cazierul judiciar poate fi apostilat la orice instituție a prefectului, nu doar în județul emitentului sau al domiciliului titularului. Procedura de apostilare a cazierului judiciar la prefectură este gratuită.

Dar asta nu înseamnă că trebuie să apostilezi automat cazierul înainte să pleci în străinătate.

Pleci într-o țară din Uniunea Europeană? S-ar putea să NU ai nevoie de apostilă

Aici apare una dintre cele mai importante diferențe.

Regulamentul (UE) 2016/1191 simplifică prezentarea anumitor documente publice între statele membre ale Uniunii Europene.

Printre documentele acoperite se află și documentele care atestă absența cazierului judiciar.

Dacă un astfel de document emis într-un stat membru UE este prezentat unei autorități dintr-un alt stat membru, regulamentul elimină obligația apostilei pentru documentele care intră în domeniul său de aplicare.

Cu alte cuvinte:

cazier românesc → autoritate din Germania, Franța, Italia, Spania, Austria sau alt stat UE

nu înseamnă automat:

cazier + apostilă + traducere + legalizare.

Înainte să faci toate aceste operațiuni, verifică cerințele instituției destinatare.

Dar traducerea mai este necesară în UE?

Uneori da, alteori nu.

Regulamentul european prevede și simplificări privind traducerea.

O traducere poate să nu fie necesară dacă documentul este redactat într-o limbă acceptată de autoritatea destinatară.

Există și posibilitatea utilizării unui formular standard multilingv, care în anumite situații poate evita necesitatea traducerii documentului.

Autoritățile române pot elibera un asemenea formular pentru certificatele care atestă absența cazierului judiciar. Formularul este un instrument ajutător pentru traducere și se atașează certificatului.

Important: formularul multilingv nu înlocuiește automat documentul principal, iar autoritatea destinatară trebuie să considere informațiile furnizate suficiente pentru procesarea documentului.

Prin urmare, înainte să comanzi traducerea unui cazier pentru o autoritate din UE, merită să întrebi dacă:

acceptă documentul în limba română;
acceptă formularul standard multilingv;
solicită traducere autorizată a cazierului;
solicită o anumită formă de certificare a traducerii.

Poți evita astfel costuri și drumuri inutile.

Ce se întâmplă dacă documentul este destinat unei țări din afara UE?

Pentru statele din afara Uniunii Europene situația trebuie verificată separat.

În funcție de țară și de instituția destinatară, poate fi solicitată:

traducerea autorizată a cazierului;
traducerea legalizată;
apostila aplicată documentului românesc;
o procedură suplimentară de supralegalizare;
o traducere efectuată sau recunoscută în statul respectiv.

Dacă țara este parte la Convenția de la Haga și instituția solicită autentificarea documentului, apostila cazierului judiciar poate fi procedura aplicabilă.

Pentru statele în care Convenția Apostilei nu se aplică sau în anumite situații speciale pot exista alte proceduri.

De aceea, înainte de a comanda traducerea este recomandat să verifici instrucțiunile oficiale ale ambasadei, consulatului sau instituției care va primi documentul.

Apostila se pune înainte sau după traducerea cazierului?

Aceasta este una dintre cele mai frecvente întrebări.

Dacă instituția solicită apostilarea cazierului românesc, este util să clarifici ordinea înainte de traducere.

În multe situații practice, când apostila se aplică documentului original, aceasta este obținută înainte de realizarea traducerii, astfel încât traducătorul să poată traduce atât documentul, cât și textul apostilei.

Dar procedura exactă trebuie adaptată cerinței instituției destinatare.

Nu recomandăm aplicarea „din reflex" a tuturor etapelor — apostilă, traducere și notar — fără să știi ce ți s-a cerut.

Cum obții cazierul judiciar în 2026?

Pentru persoanele fizice există și posibilitatea obținerii certificatului de cazier judiciar în format electronic prin HUB-ul Ministerului Afacerilor Interne.

Serviciul este furnizat de Poliția Română și este gratuit pentru utilizatorii care îndeplinesc condițiile platformei și au parcurs procedura de validare. Accesul se poate face direct prin HUB MAI sau folosind un cont asociat platformei Ghișeul.ro.

Dacă intenționezi să folosești documentul în străinătate, verifică însă dacă instituția destinatară acceptă documentul electronic sau dacă solicită o anumită formă fizică.

Acceptarea formei electronice este o chestiune diferită de traducerea documentului.

Cât timp este valabil cazierul?

Pentru formularele standard multilingve, HUB MAI precizează că solicitarea poate fi făcută și după emiterea cazierului, dar nu mai târziu de expirarea acestuia, indicată ca fiind la 6 luni de la eliberare.

Totuși, instituția care îți solicită documentul poate impune o condiție mai strictă.

De exemplu, este posibil să ți se ceară un cazier emis în ultimele 30, 60 sau 90 de zile.

Prin urmare, nu este suficient să verifici doar valabilitatea juridică generală a documentului. Verifică și cât de recent trebuie să fie cazierul pentru procedura concretă în care îl folosești.

Traducere cazier germană: exemplu pentru angajare în Germania

Să presupunem că urmează să lucrezi în Germania și ți se cere cazierul românesc.

Nu începe automat prin a solicita apostila.

Primul pas este să verifici cine cere documentul și sub ce formă.

Dacă este solicitat de o autoritate germană într-o procedură care intră sub Regulamentul (UE) 2016/1191, documentele privind absența cazierului judiciar beneficiază de eliminarea apostilei între statele UE.

Apoi trebuie verificat dacă instituția acceptă formularul standard multilingv sau dacă solicită traducere cazier germană propriu-zisă.

Dacă angajatorul sau o organizație privată are propriile condiții documentare, solicită instrucțiunile acestuia înainte de procesare.

Același principiu se aplică pentru Austria, Franța, Italia, Spania și celelalte state UE.

Traducere cazier engleză: exemplu pentru Regatul Unit, SUA sau Canada

Pentru țările din afara Uniunii Europene nu trebuie aplicate automat regulile europene privind documentele publice.

Dacă documentul va fi folosit în Regatul Unit, Statele Unite, Canada sau într-o altă țară din afara UE, verifică exact cerințele instituției care îți gestionează dosarul.

În funcție de procedură, aceasta poate cere:

cazierul original;
traducerea cazier engleză;
traducerea certificată/autorizată;
apostilarea documentului;
alte formalități.

Cerințele pentru un dosar de imigrare pot fi diferite de cele pentru angajare, universitate sau recunoașterea unei calificări.

5 greșeli frecvente când pregătești cazierul pentru străinătate

1. Apostilezi documentul fără să verifici dacă este necesar

În special în UE, aceasta poate fi o etapă inutilă.

2. Comanzi direct traducere legalizată

Dacă instituția cere numai traducere autorizată a cazierului, ai adăugat o procedură de care poate nu aveai nevoie.

3. Traduci documentul înainte să afli dacă trebuie apostilat

Dacă ulterior se aplică apostila pe original, este posibil să fie necesară traducerea și a acesteia.

4. Presupui că toate instituțiile din aceeași țară au aceleași cerințe

Un angajator, o universitate, un minister și o autoritate de imigrare pot solicita forme diferite ale documentului.

5. Folosești un cazier prea vechi

Chiar dacă documentul nu a depășit perioada generală de valabilitate, instituția poate cere unul emis mult mai recent.

Cum pregătești documentul pentru traducere

Pentru o evaluare rapidă, este util să trimiți biroului de traduceri:

o scanare sau o fotografie clară a cazierului;
limba în care trebuie tradus;
țara în care va fi folosit;
instituția destinatară;
instrucțiunile primite de la aceasta, dacă există;
termenul până la care ai nevoie de documente.

Dacă ți s-a cerut explicit „certified translation", „notarized translation", „sworn translation", „apostille" sau o formulare asemănătoare, trimite exact textul primit.

Astfel poate fi identificată mai ușor procedura potrivită.

Traducere cazier judiciar în Cluj-Napoca

La LexiTrad, în Cluj-Napoca, poți solicita evaluarea documentului înainte de traducere, astfel încât să stabilim împreună ce tip de serviciu este potrivit pentru situația ta.

Realizăm traduceri autorizate ale cazierului pentru documente oficiale în limbile cu care lucrăm și te putem ajuta să înțelegi diferența dintre traducerea autorizată, legalizarea notarială și celelalte formalități care pot apărea într-un dosar pentru străinătate.

Dacă nu știi exact ce variantă îți trebuie, cel mai util este să ne trimiți documentul și cerința instituției care îl solicită.

Important: cerințele finale privind acceptarea documentului sunt stabilite de instituția destinatară. De aceea, recomandăm verificarea lor înainte de comandarea unor formalități suplimentare.

Întrebări frecvente despre traducerea cazierului judiciar

Trebuie apostilat cazierul pentru Germania?

Nu automat. Pentru documentele privind absența cazierului judiciar prezentate unei autorități dintr-un alt stat UE, Regulamentul (UE) 2016/1191 elimină apostila în situațiile care intră în domeniul său de aplicare. Verifică însă cerința exactă a instituției care primește documentul.

Trebuie apostilat cazierul pentru Austria?

Se aplică același principiu pentru circulația documentelor publice între statele UE. Nu solicita apostila înainte să verifici dacă procedura respectivă o cere.

Cazierul trebuie tradus în engleză?

Numai dacă instituția care îl primește solicită documentul în engleză sau într-o altă limbă acceptată. Limba necesară este stabilită de destinatar.

Traducerea cazierului trebuie legalizată la notar?

Nu în toate cazurile. Unele instituții acceptă traducerea autorizată a cazierului, iar altele cer legalizarea semnăturii traducătorului. Verifică această cerință înainte de comandă.

Pot folosi formularul standard multilingv în UE?

Pentru certificatele care atestă absența cazierului judiciar poate fi solicitat un formular standard multilingv. Acesta funcționează ca ajutor de traducere și poate elimina necesitatea traducerii atunci când autoritatea destinatară consideră că informațiile sunt suficiente.

Cât timp este valabil cazierul judiciar?

Documentul are o perioadă de valabilitate de până la 6 luni, însă instituția destinatară poate solicita un cazier emis mult mai recent.

Pot traduce un cazier obținut online?

Certificatul de cazier poate fi emis electronic prin HUB MAI pentru persoanele eligibile. Pentru folosirea lui în străinătate trebuie însă verificat dacă instituția destinatară acceptă documentul electronic și ce formă de traducere solicită.

Ai un cazier pe care trebuie să îl folosești în străinătate?

Nu este nevoie să ghicești dacă trebuie tradus, legalizat sau apostilat.

Trimite-ne documentul împreună cu țara și instituția unde urmează să îl depui, iar echipa LexiTrad îți poate spune ce variantă de traducere putem realiza și ce aspecte merită verificate înainte de procesarea documentului.

LexiTrad – Birou de traduceri în Cluj-Napoca Piața Mihai Viteazu nr. 31, ap. 3, Cluj-Napoca Telefon: 0751 169 260 E-mail: birou@lexitrad.ro

Informațiile din acest ghid au caracter general. Cerințele privind apostilarea, traducerea, legalizarea și acceptarea documentelor pot varia în funcție de țară, instituție și scopul pentru care documentul este utilizat.

Traducere, legalizare sau apostilă pentru cazier — cum știi de ce ai nevoie